L’EDI : pour qui, pour quoi, comment ?

Qui dit EDI, dit gain de temps, d’efficacité, de conformité. Mais qui peut profiter de ces échanges automatisés ? Quels sont concrètement les documents et processus concernés ?

Déjà en vigueur dans de nombreuses entreprises du secteur agroalimentaire, l’EDI séduit désormais le marché des produits frais traditionnels, jusqu’ici peu adressé. Toutes les entreprises ayant des échanges commerciaux peuvent profiter de cette avancée technologique, qu’il s’agisse de clients ou de fournisseurs. L’EDI concerne tous les documents courants tels que :

• les bons de commandes,
• les factures,
• les avis d’expédition,
• mais également les documents douaniers, relatifs aux stocks, aux statuts d’expédition, aux remises et promotions, ou encore à des lots.
  

Pour profiter des retombées de cette automatisation des échanges, il s’agit dans un premier temps de collecter et organiser les données. En lieu et place d’un bon de commande à imprimer par exemple, le système informatique crée un fichier numérique comprenant toutes les informations nécessaires à la création d’un document EDI.

Les sources de données et les tâches nécessaires pour générer ces éléments peuvent inclure la saisie de certaines informations par un employé, l’exportation de données provenant de feuilles de calcul de type Excel, la transformation d’applications en place dans le but de créer automatiquement des fichiers prêts à être traduits dans une norme EDI, ou encore l’achat de solutions logicielles équipées de fonctionnalités permettant la création de fichiers EDI.

Pour une standardisation et une traçabilité sans faille

Interprétés directement par ordinateur, les documents EDI doivent répondre à un format standard identique entre l’émetteur et le destinataire. Il s’agit alors de définir le type de données et leur forme selon une même règle, comme une date limite de consommation écrite selon le modèle JJ/MM/AAAA, un montant indiqué avec une précision de 2 chiffres décimaux après la virgule, ou un code pays d’origine des produits renseigné sur 3 caractères.

Il existe plusieurs normes EDI en vigueur, telles que ANSI, EDIFACT, TRADACOMS, XML. Pour chacune de ces normes, des versions différentes sont disponibles (ANSI 5010, EDIFACT version 12…). Lorsqu’un client et un fournisseur se sont entendus sur une norme et une version à utiliser, ils se tournent vers un traducteur EDI, à l’aide d’un logiciel en interne ou d’un fournisseur de services d’applications, afin de convertir l’ensemble des informations relatives aux échanges commerciaux, et ainsi garantir l’automatisation de tous les traitements futurs.

Parmi les messages EDI courants et utiles sur le marché des produits frais, on trouve notamment :

• DELFOR : il s’agit d’une information délivrée par l’acheteur, relative aux besoins de produits à court ou moyen terme.
• ORDERS : il désigne un bon de commande et précise toutes les données relatives à la commande réalisée.
• IFTMAN : il est émis par le prestataire de transport et confirme la bonne réception de la marchandise.
• INVOIC : ce message représente la facture et s’accompagne des preuves de livraisons avec la signature du destinataire.
• DESADV : il détaille les produits expédiés et représente un bon de livraison. C’est un message clé particulièrement précieux auprès des acteurs des produits frais, puisqu’il assure la traçabilité alimentaire.
• RETINS : il est utilisé en cas de retour des marchandises, avec des indications détaillées sur les produits retournés et les instructions correspondantes.