EDI and procurement performance

Dans l’édition 2022 de son étude annuelle « Digital Procurement », le cabinet de conseil PwC indique que l’amélioration de la valeur ajoutée de la fonction achat grâce à la qualité des données est une réalité pour 82 % des entreprises présentant un haut niveau de digitalisation.

Si la France affiche un certain retard dans ce domaine, elle prend le train en marche en matière de numérisation des transactions en particulier, et nourrit de grandes ambitions à court terme : 46 % des directions achats interrogées dans l’Hexagone assurent avoir déjà franchi le pas dans ce domaine. Une part qui devrait atteindre 77 % d’ici 2025. L’une des plus fortes progressions est à attendre dans le secteur de la distribution : le taux actuel moyen de digitalisation atteint 36 % à l’heure actuelle, mais devrait s’envoler à 71 % à l’horizon 2025. En conséquence, l’EDI (Echange de Données Informatisées) s’apprête à changer de visage dans de nombreuses entreprises, avec à la clé des avantages économiques non négligeables.

Qu’entend-on exactement par EDI ?

Rappelons que: l’EDI est une solution digitale qui permet de remplacer la méthode d’envoi traditionnelle de documents comme les commandes ou les factures.

Plutôt que de transmettre les données par email, fax, ou courrier, les clients et fournisseurs peuvent intégrer toutes les informations transportées par ce message directement dans leurs systèmes d’information. A la clé :

• un gain de temps et de qualité dans le traitement des données.

Il en résulte de nombreux avantages parmi lesquels une réduction importante des coûts transactionnels, jusqu’à 70 % selon les évaluations du groupe Manutan. GS1, l’organisation de référence qui délivre les codes-barres permettant des échanges commerciaux validés en France et à l’international, indique que les messages correspondant aux commandes, aux avis d’expédition, aux factures «couvrent plus de 90 % des transactions chez les principaux acteurs de la distribution.» Les transactions papier, qui nécessitaient 5 jours, peuvent être finalisées en moins d’une heure par ce biais.

Une étude réalisée par GS1 au Royaume-Uni souligne que le secteur de la grande distribution économise 775 millions d’euros par an grâce à l’EDI.

• un gain d'efficacité et une meilleure traçabilité.

L’amélioration de l’efficacité, par la réduction du nombre d’erreurs et l’optimisation de la vitesse de traitement, est un autre atout notable, en particulier dans la distribution alimentaire : qui dit marchandises périssables dit rapidité des ventes et d’importants volumes de transactions. La nécessité d’opérer au plus vite au sein de ces filières, associée à une demande souvent incertaine, rend cette automatisation d’autant plus pertinente. A cela s’ajoutent une communication plus efficace et de meilleures garanties en termes de traçabilité, en particulier pour les produits frais traditionnels, soumis à des exigences toujours plus fortes.

Autant de points qui optimisent la productivité et renforcent vos relations commerciales.

Par ce biais, acheteurs et fournisseurs ont l’assurance de disposer des mêmes données au même moment, grâce aux processus automatisés. La course après le temps étant particulièrement importante dans le domaine des produits frais, les gains qui en découlent jouent un rôle déterminant et permettent également de diminuer les gaspillages.

Comment profiter de ces atouts ?

L’EDI peut être synonyme de retombées rapides pour toutes sortes d’entreprises du commerce. Son adoption se fait en plusieurs grandes étapes :

• Il s’agit d’abord de définir un format standard qui doit être respecté entre l’émetteur du document et le destinataire.
• Ensuite, il faut préparer le document en question avec toutes les informations requises (importation d’une base de données ou saisies manuelles concernant des coordonnées, des numéros de bons de commande, de factures, l’origine des lots, les labels…).

A ce stade, des données complémentaires peuvent être judicieuses comme des attributs spécifiques de certains aliments frais concernant leur devenir (ventes, transformation…), afin d’optimiser la gestion des stocks.

• En troisième lieu, le document doit être converti à l’aide d’un logiciel dédié à l’EDI ou auprès d’un prestataire comme Klarys.
• Enfin, le document est envoyé au destinataire via une connexion directe ou un fournisseur de réseau EDI.

Il importe de respecter une série de bonnes pratiques, à chacun de ces stades, pour s’assurer du succès des opérations.

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