Relations acheteurs-fournisseurs

Elle devient déterminante pour pérenniser les relations entre acheteurs et vendeurs.

La crise sanitaire ne semble pas avoir entravé l’importance des projets de digitalisation. Au contraire. Dans l’édition 2021 de son enquête annuelle auprès des décideurs en entreprise, le magazine Décision Achats révèlent que les solutions logicielles achats sont considérées comme « absolument indispensables » pour plus de 82 % des personnes interrogées.

Geoffrey Lietar, associé au sein du cabinet de conseil spécialisé dans les achats EPSA, remarque que « les secousses apportées par la pandémie de la covid-19 n’ont fait qu’accélérer les projets de transformation digitale, et ce mouvement de fond va inévitablement se poursuivre. » Il ajoute que « les entreprises ayant déjà des outils e-achats ont été plus résilientes au plus fort de la crise. » Les répercussions de la transformation digitale sur les gains d’efficacité et la compétitivité ont été mises en lumière à l’occasion du ralentissement économique sans précédent et des problèmes d’approvisionnement imputables à la pandémie.

Plus de 60 % des directions achats ont déjà mis en place ou sont en train de mettre en place une stratégie de transformation digitale* .

Ils n’étaient que 46 % en 2019. Mais certains secteurs se montrent à la traîne sur ce plan, comme l’hôtellerie, la santé et la filière agroalimentaire. Au sein de cette dernière, seuls 9 % des directions achats ont déjà mis sur pied un processus digitalisé. Pour autant, les mentalités évoluent, puisqu’ils sont 37 % à reconnaître d’une telle stratégie est en réflexion et sera prochainement déployée.

La Grande Distribution à l’aube de profondes mutations digitales

Lorsque des solutions digitales sont en place, en comparaison d’autres secteurs d’activité, le Retail et la Distribution affichent un faible taux d’adoption des utilisateurs, bien en-deçà de la moyenne. Face à ce constat, le virage de la digitalisation « doit passer essentiellement par la transformation métier qui lui est associée, et notamment par l’évolution des compétences et pratiques des collaborateurs**. »

Mais dans le même temps, le taux d’entreprises du secteur remarquant une amélioration de leur performance imputable à la transformation digitale atteint 81 %, se situant ainsi au-dessus de la moyenne. Ce haut niveau de satisfaction explique sans doute le niveau des investissements envisagés : les entreprises prévoient d’investir en moyenne 1 470 000€ à un horizon de deux ans, contre un montant une moyenne de 1 075 000 € tous domaines d’activités confondus**.

« Le pilotage de la donnée est à l’origine d’avantages concurrentiels dans la Grande Distribution plus qu’ailleurs, aussi bien au niveau des ventes qu’en amont de la chaîne en matière d’achats. La traçabilité des chaînes d’approvisionnement est particulièrement prometteur : l’innovation technologique permet de gagner en fiabilité des opérations et de sécuriser les sources d’approvisionnements en accord avec les enjeux RSE », confie Antoine Pieraumont, consultant au sein d’une société de conseil spécialisée dans la digitalisation de la fonction achats.

Se doter d’un levier de performance et de management

« 79 % des directions achats perçoivent des améliorations de leur performance métier ainsi que des bénéfices organisationnels suite au déploiement d’une solution digitale**. »

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La simplification et la réduction des coûts constituent la première motivation des entreprises engagées dans une telle démarche, citée dans 43 % des cas, devant la volonté d’optimiser le sourcing et le management des fournisseurs (24 % des cas).

L’automatisation des transactions est donc cruciale. Elle permet un raccourcissement du cycle d’appels d’offre, une meilleure maîtrise des dépenses, ainsi qu’une meilleure collaboration avec les fournisseurs. Les solutions de RPA (Robotic Process Automation) s’inscrivent dans cette tendance en diminuant fortement le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée et les erreurs liées aux opérations manuelles.

Dans un contexte de digitalisation de l’ensemble du cycle Purchase-to-Pay, les relations acheteurs-fournisseurs entrent dans une nouvelle ère : la prise de commandes en amont gagne en fiabilité, et après approbation de celles-ci, de nombreuses tâches en aval en ressortent gagnantes grâce aux partages de données :

• les délais de facturation sont réduits,
• les litiges diminuent,
• le rapprochement de la facture avec la commande initiale est facilité, tout comme le recouvrement

Les indicateurs et tableaux de bord mis à disposition permettent à tous les acteurs de disposer des mêmes données actualisées en temps réel. On peut ainsi déterminer en toute simplicité le volume de commandes traité, les quantités de commandes en attente, les validations, les montants associés, ainsi que des informations qui s’inscrivent sur le long terme telles l’évolution de la réception de commandes, les temps de traitement consacrés, le taux de litiges, leurs raisons.

La donnée, source de valorisation relationnelle

Les processus digitalisés ont pour effet des gains quantitatifs variés, à l’image de la facturation dont les coûts sont réduits de 50 à 80 %, selon les études, tandis que le temps moyen de traitement est abaissé de 30 %. Mais les atouts sont également qualitatifs.

Le géant du conseil EY estime à 14 jours le délai moyen de traitement d’une facture papier, dont 8,6 jours de la réception au paiement. Une meilleure maîtrise de la trésorerie grâce à la facturation électronique raccourcit ces délais, améliorant par la même occasion les relations avec les fournisseurs. La possibilité pour ces derniers de disposer d’un portail dédié permet d’avoir une visibilité à tout instant des factures en cours, réglées, archivées.

La transposition progressive des nouveaux usages numériques de la vie privée vers la sphère professionnelle se généralise dans les entreprises. « La consultation des demandes d’approbations en cours, des commandes validées, des profils des fournisseurs se fait alors en un clic. L’amélioration de la maîtrise de la donnée est une aide précieuse à la décision. En vérifiant simplement les fournisseurs auprès desquels on dépense les plus gros montants, on peut personnaliser davantage les échanges, négocier différemment, faire de meilleurs arbitrages », indique Antoine Pieraumont.

Un appui stratégique pour le futur

Outre les économies, les gains de temps et l’amélioration des relations acheteurs-fournisseurs qui découlent de la transformation digitale des achats, l’intégration de fonctionnalités innovantes en phase avec les enjeux actuels majeurs forme également un tremplin pour l’activité.

L’un des principaux leaders du secteur de la restauration collective fait partie des acteurs pour qui la dimension RSE représente désormais un élément stratégique primordial. Pascale Delaunet (***), directrice des achats et de la logistique de l’entreprise, explique « qu’une fonctionnalité d’intelligence artificielle a récemment été intégrée au système technologique en place dans le but de diriger la création des recettes en privilégiant les fruits et légumes de saison disponibles sur des chaînes d’approvisionnement courtes. Au plus fort de la crise sanitaire, au printemps 2020, nous avons ainsi pu rester très agiles et pleinement tournés vers les produits de l’agriculture locale. »

Dans la même lignée, les capacités de prévisions constituent également de nouveaux défis. Une évolution par étapes est généralement recommandée dans ce domaine : avant de parler de prédictif, il s’avère pertinent d’envisager une approche descriptive, en mettant à profit des algorithmes destinés à établir des corrélations. La connaissance de l’historique des fournisseurs, les dates et contraintes de livraison, les informations d’ordre météorologiques et bien d’autres éléments similaires deviennent autant de paramètres essentiels en faveur d’une meilleure prise de décisions.

En analysant l’évolution de la relation avec le fournisseur, le prédictif permet savoir précisément quel est le fournisseur au meilleur prix avec le meilleur produit à un instant donné, en fonction de ses propres objectifs et priorités.

L’offre de fruits et légumes de saison mise sur pied qui implique des circuits plus courts et davantage de produits des marchés locaux présente un intérêt écologique mais aussi des revenus plus rapides : L’objectif est aussi de tenir compte des variations saisonnières. L’année 2020 a riche en fruits jaunes comme les pêches.

Les outils digitaux permettent dès lors de proposer des produits adaptés aux particularités de chaque année, à partir desquels sont ensuite conçus nos menus », ajoute-t-elle. Toujours sur un plan RSE, l’impact carbone ou encore les conséquences sur le bassin d’emplois de la région concernée deviennent autant de critères dont les décideurs peuvent tenir compte facilement grâce à ce type d’outils innovants.

(*) Etude de 2020 réalisée par le cabinet AgileBuyer et le CNA (Conseil National des Achats)

(**) Enquête Digital Procurement 2021, publiée par le cabinet de conseil PwC

(**) Le nom et le prénom ont été modifiés